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開催日当日のトラブルに要注意!

開催日当日に『ホストが集合場所に来ない!』『ZoomのURLが送られてこない!』といったトラブルが、ゲストから運営に寄せられることがあります。

 

こういったトラブルの原因としては、

「ホスト側が開催を失念していた」

「日程を勘違いしていた」

「開催日間近に予約が入ったためホストが検知していなかった」

などなど、管理ミスにより発生するトラブルがほとんどです。

 

参加を楽しみにしているゲストにとって、当日にホストと連絡がつかず体験に参加できないなどということは
とても残念なことですし、ホストの信用が損なわれてしまうおそれもあります。

 

このようなトラブルを回避するためには、どこに気をつけたら良いでしょうか。

 

管理ミスの回避には事前準備が重要

開催日当日のゲストは、体験参加を楽しみにしている気持ちと同時に、「集合場所はどこだろう」「ちゃんと合流できるかな?」といった不安も感じています。

 

ゲストに最大限体験を満喫してもらうためにも、ホスト側の事前準備・案内はとても重要です。

 

▼気をつけておきたいポイントは3つ!

  1. まずは体験紹介ページの設定を確認する
    • 各体験に設定している開催確定期限をきちんと把握しよう
    • 開催当日まで十分な準備時間を確保し、余裕をもった時間設定にしておこう
    • 無理のない時間設定になっているか定期的に見直すようにしよう

      開催確定期限予約期限に無理がないか)

     

  2. 当日の集合時間などの詳細は余裕をもってゲストに共有連絡を行う
    • 当日の集合時間、集合場所、オンライン開催の場合は使用するツールの案内を開催日の前日までには共有しよう(または、予約期限を過ぎたら、ゲストへメッセージを送ろう)
    • 自宅開催などで体験紹介ページに住所の詳細がない場合は、集合場所の案内などをいつどこでお知らせするか、あらかじめ体験ページ内に記載しよう
    • ゲスト側での確認時間が十分取れるよう、直前の案内にならないよう配慮しよう

     

  3. 開催日登録した時点で、登録した日程を普段使いの手帳などに記し、管理する
    • 寝る前に必ず手帳を確認する、ainiにログインしてカレンダーを眺める、リマインダーを設定するなど、予定を確認する習慣をつけましょう

      ※どんなに準備していても、うっかり失念してしまう可能性はゼロではありません。

 

「よりたくさんのゲストに予約してほしい!」

「ぎりぎりまで予約を受け入れたい!」

という想いがあっても、余裕のないぎりぎりでの運用には危険が伴います。

ご自身の日々のスケジュールに合わせた無理のない範囲での時間設定を行うようにしましょう。

 

ゲストホスト双方にとって実りのある豊かな時間になるようしっかり準備を行い、ainiでのホスト活動を楽しんでくださいね!

 

体験当日の心構えはこちらでも紹介しています。

是非あわせて読んでみてください。

 

体験当日は準備と時間にゆとりを持つこと