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ゲストから予約をキャンセルしたいと連絡がきた!そんな時どうする?

開催確定期限後は、ゲスト自身でキャンセル処理を行うとキャンセル料が発生しますが、ホストが対応することによりキャンセル料を発生させることなく、一部ゲストの予約を全額返金することができます。このキャンセル操作は開催時間の直前まで可能です。

「ホストから、キャンセルしたい場合は運営事務局へと連絡するよう言われた」
と度々ゲストからお問い合わせをいただきますが、ホストの了承がないと返金はできません。

そのため、運営、ホスト、ゲスト、3者間の状況確認でゲストがたらい回しになってしまうケースが多々あります。

ゲストを不安にさせない為にも、ホスト自身ですぐに対応ができるよう、今回は、『予約のキャンセル』についておさらいしていきましょう!

▼こんなときに有効!

  • 予約済みのゲストから体験前日に「一緒に参加する予定の友人が風邪を引いてしまった」と連絡があった。開催確定期限は過ぎているが、予約をキャンセルしたい。
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  • リピーター専用の体験に初参加のゲストから予約が入ってしまった。このゲストの予約をキャンセルしたい。

▼ainiのキャンセルのしくみは?

<ゲストの場合>

  • 開催確定期限前にゲストが予約をキャンセルした場合:キャンセル料なし(全額返金)
  • 開催確定期限後にゲストが予約をキャンセルした場合:キャンセル料100%

<ホストの場合>

  • 開催確定期限前にホストが開催日を中止した場合:キャンセル料なし(全額返金)
  • 開催確定期限後にホストが開催日を中止した場合:キャンセル料なし(全額返金)
  • 開催確定期限後にホストがゲストの予約をキャンセルをした場合:キャンセル料なし(全額返金)

※ 自然災害やゲスト本人・ご家族に不幸があった場合などの、不可避要因によるキャンセル、又は、新型コロナウイルス感染症への予防のためという理由によるキャンセルは、ホストの同意とaini運営事務局の判断により開催確定期限後であっても返金する場合があります。

※返金すると、ホストへ売上は入りません。

●詳しくは以下ヘルプページをご参照ください。

ヘルプ:【ホスト】キャンセル料のしくみはどうなっていますか?

ヘルプ:【ホスト】新型コロナウイルス感染症への対策について

 

▼キャンセル処理はどうやって行う?

<開催確定期限前の場合>

  • ゲスト自身で、予約をキャンセルしていただくよう案内してください。キャンセル料は発生しません。
  • ホスト側からも、開催カレンダーからゲストの予約キャンセルを行えます。キャンセル料は発生しません。

<開催確定期限後の場合>

  • ホストは開催カレンダーからゲストの予約キャンセルをおこなってください。ホストが行えばキャンセル料は発生しません。
  • もし、該当の開催日の予約状況が、キャンセルを依頼してきたゲストのみだった場合は、開催中止を行っていただく方法もあります。

【注意!キャンセル料が発生するパターン】

ゲスト自身で予約キャンセル処理を行うと、キャンセル料金が発生します。ゲストには自分で操作しないよう案内し、ホスト側で予約のキャンセルを行ってください。

●キャンセル操作について、詳しくは以下ヘルプページをご参照ください。

ヘルプ:【ホスト】一部ゲストの予約を取り消し(キャンセル)したい

●開催中止の操作方法について、詳しくは以下ヘルプページをご参照ください。

ヘルプ:【ホスト】開催を中止にするには

 

▼注意事項

※体験料金の支払い方法に「銀行振込」を選択しているゲストの場合は、別途ゲストご自身で「返金申請」が必要です。

●ゲストから問い合わせがあった場合は以下ヘルプページをご案内下さい。

ヘルプ:銀行振込の場合返金はどうなりますか?

ヘルプ:クレジット決済の場合返金はどうなりますか?

 

おわりに

開催確定期限後のゲスト都合のキャンセルは、事前準備で既に材料費や会場費が発生している場合があると思います。

ゲストからの要望があったとしても、ホスト側の費用負担とならない無理のない範囲でご判断いただいて問題ありません。安心して開催に向けた準備を進めていただければと思います!

ゲストからの要望に対して、ホストが落ち着いてスムーズに対応できると印象もよくなるため、一度キャンセルとなったとしても、時機を見て再び予約が入る可能性がぐっと高まります。

キャンセルの仕組みも味方につけて、安心安全な体験開催を行っていきましょう!